Télétravail: outils pour vos réunions-à-distance

Télétravail: Les outils pour donner vos réunions à distance ! #COVID-19

Les conférences, consultations, réunions ou encore formations en ligne s’imposent comme unique solution avec le télétravail forcé. La période actuelle de confinement (Covid-19) oblige les entreprises à revoir leur modèle de fonctionnement ainsi que leurs outils pour permettre le travail à distance. 

Continuum Communication vous propose plusieurs plateformes en ligne qui offrent la possibilité de tenir vos réunions / conférences en ligne

L’évolution du télétravail au Canada

Depuis quelques années, des employeurs Canadiens mettent en place le télétravail avec leur personnel. Ils sont aujourd’hui 62% à permettre cette pratique. Avec la crise du Covid-19 (Coronavirus), la majorité des entreprises se retrouvent dans l’obligation de faire travailler leurs employés à distance. Celles pour qui il s’agit d’une grande première vont sûrement devoir s’ajuster au fur et à mesure  avec leurs équipes. 

Plusieurs entreprises adoptent le télétravail pour différents avantages : impact positif sur l’environnement en réduisant les déplacements, économie sur les espaces locatifs, meilleures relations avec les employés grâce à la conciliation travail-famille. 

 

Les différents formats disponibles de réunions / conférences à distance

  • La visioconférence : permet aux participants de voir l’animateur et la pièce qui l’entoure. Ce format donne l’occasion de montrer un contenu à un grand nombre de personnes en s’appuyant sur un grand format (écran, paperboard). Pour faire fonctionner le tout, vous avez besoin d’un espace dédié, d’une excellente connexion internet et d’un matériel adapté : caméra, micro, projecteur. L’attention se dirige avant tout vers l’animateur et les intéractions avec l’auditoire sont limitées. La visioconférence est à privilégier si vous-souhaitez mettre de l’avant une excellente qualité de visionnage. Elle demande cependant davantage de logistique et de budget.
    Idéal pour : Conférence en ligne, séminaire, classe virtuelle
  • La webconférence : Désigne un séminaire qui se tient via un réseau informatique ou toute prise de parole face à une audience, présente en directe. Un lien web est transmis en amont aux participants afin que ces derniers puissent rejoindre la présentation. Tous les participants voient la même chose sur leurs écrans. Le but étant de montrer et transmettre des informations, les interactions sont limitées mais peuvent être déployées en fonction de l’outil utilisé.
    Idéal pour : la Formation en ligne, Conférence en ligne, séminaire en ligne, conférence en streaming
  • Le webinaire : Ce format ressemble énormément à la conférence en ligne. La différence se situe dans la possibilité de créer des interactions entre orateurs et participants en offrant un chat, des sondages, des call-to-actions et autres widgets…
    Idéal pour: la Formation en ligne, conférence en ligne, séminaire en ligne, conférence en streaming
  • L’appel de groupe : Davantage utilisé pour organiser des réunions à distance, cette forme est simple à organiser et ne demande pas de matériel particulier ni de serveur externe. Vous pouvez décider de faire un appel de groupe avec ou sans vidéo. Son efficacité se limite au nombre de participants (de préférence 10 au maximum), trop de personnes peut vite devenir dure à gérer.
    Idéal pour : les réunions d’équipe en ligne, formations en ligne en face à face,

 

Télétravail : Quelques outils de réunions à distance. 

Maintenant que vous connaissez les différents formats disponibles, voici une liste d’outils pour réaliser vos communications à distances.

Skype, idéal pour de petits groupes et complètement gratuit. 

téltravail : les outils pour réunions à distance

 

Il y a déjà plus de 10 ans, Skype a fait sa réputation sur le marché en permettant les appels vidéos et audio à distance. La plupart des fonctionnalités de l’application sont gratuites si vous passez par internet.

 

 

Les grandes fonctionnalités de skype: 

  • Appels audio et vidéo HP en réunion jusqu’à 10 personnes puis 3 personnes après 60 jours (version gratuite)
  • Partage d’écran
  • Discussion  instantanée
  • Création d’une réunion (génère un lien qui peut-être envoyé à tous les participants) 
  • Enregistrer votre appel et le conserver (30 jours)
  • Envoi de fichiers
  • Appeler à l’étranger et obtenir un numéro de téléphone (services payants)

Skype peut-être utilisé pour les réunions d’équipe et des petites formations en groupe.

  • Avantages : La version gratuite permet d’avoir l’accès à des fonctionnalités intéressantes. 
  • Inconvénients : Fonctionnalités gratuites limitées pour les grands groupes et pour un nombre élevé de réunion. La qualité des vidéos peut parfois être médiocre selon l’heure de connexion.

 

Microsoft teams (Skype entreprise), parfait pour les réunions à distance en grand nombre et favoriser le télétravail

télétravail outils pour réunions à distance

 

 

Il y a quelques années, Microsoft rachète Skype et intègre le service Skype Entreprise à Microsoft Teams qui fait partie de la suite Microsoft 365. 

 

 

Les grandes fonctionnalités de Microsoft Teams :

  • Hébergement de réunions audio et HD (en tête-à-tête, en équipe, en direct avec jusqu’à 10 000 participants) 
  • Partage d’écran
  • Discussion instantanée
  • Prise de note en direct 
  • Création d’une réunion (génère un lien qui peut-être envoyé à tous les participants)
  • Enregistrement de la réunion
  • Partage des enregistrements et notes de réunion
  • Chat avec les participants
  • Planification des réunions
    • Avantages : prix avantageux si vous bénéficiez déjà d’un compte Microsoft 365 (5,10$ CAD par mois)
    • Inconvénients : vous devez intégrer Microsoft 365 ce qui peut-être lourd pour certaines entreprises

    À utiliser pour les réunions d’équipe, des webinaires, des conférences en ligne, des séminaires en ligne…

    Zoom, facile et fiable pour vos réunions à distance

    télétravail : outils de réunion à distance

    Zoom est le leader dans le domaine des communications vidéo modernes. Avec une plate-forme sur le cloud facile à utiliser et fiable, Zoom est particulièrement efficace pour les conférences vidéo et audio, la collaboration, la messagerie et les webinaires sur les téléphones, les systèmes mobiles et de bureau. Cette solutions propose différents forfaits en fonction de vos besoins 

     

 

 

Les grandes fonctionnalités de Zoom :

  • Héberger jusqu’à 1 000 personnes en vidéoconférence et visualiser 49 personnes par écran
  • Jusqu’à 10 000 participants par webinaire
  • Arrière-plans virtuels et filtre de retouche de son apparence
  • Sondages, discussions et commentaires non verbaux pour connaître le niveau de participation de votre audience
  • Chat intégré pour continuer la conversation entre les réunions
  • Partage d’écrans, partage de fichiers, Tableau Blanc * 
  • Création d’une réunion (génère un lien qui peut-être envoyé à tous les participants)
  • Option de rediffusion en direct
  • Création de salle virtuelle pour vos réunions
  • Ainsi que de multiples autres fonctionnalités…

  • Version gratuite: 
  • Hébergez jusqu’à 100 participants en vidéo
  • Nombre illimité de réunions
  • Pas de limitation de temps pour les réunions en face à face
  • Limite de 40 minutes pour les réunions de groupe (3 personnes)
  • Si vous avez besoin d’autres options, vous devrez passer en compte pro. 
    • Avantages : prise en main très facile, service à la clientèle et de support très efficace, possibilité d’avoir plusieurs animateurs
    • Inconvénients : service de support majoritairement anglophone 

    Idéal pour faire des classes virtuelles, des réunions de groupes, des conférences / séminaires en ligne, des webinaires, des formations en ligne…

     

    D’autres solutions très efficaces pour vos réunions à distance : 

    Gotomeeting 

    Teamviewer

     

    Chez Continuum Communication nous donnons depuis plus de 10 ans des formations, consultations, conférences à distance. En fonction de nos clients et de leur besoin nous utilisons les outils appropriés pour donner une web conférence, des formations ou des consultations à distance. N’hésitez pas à nous contacter pour aller de l’avant et continuer à communiquer via le web. 

     

    * Tableau blanc : Possibilité de mettre un tableau/ écran vierge pour que l’animateur ou même les participants puissent écrire, dessiner dessus. 

     

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